Alles neu macht der Mai. Die DSGVO macht zwar nicht alles neu – doch sie bringt einige Veränderungen mit sich, die wir als Unternehmer und Unternehmerinnen umsetzen. Vor lauter Verarbeitungsverzeichnissen und Löschfristen und und und- kann es sein, dass Sie das wichtigste digitale Kommunikationsmittel – das E-Mail – zu wenig beachten.

5 sofort umsetzbare Tipps für Ihre E-Mails im Rahmen der DSGVO

1. Gehört in jedes E-Mail eine Signatur?

JA. Das E-Mail hat die schriftliche Korrespondenz ersetzt und gilt somit als Geschäftskontakt. In jeder (!) geschäftlichen Korrespondenz sind Sie bzw. Ihre MitarbeiterInnen verpflichtet, eine Signatur oder ein Impressum mitzuschicken. Wenn es zu einem Antwort-E-Mail kommt, reicht es, wenn Ihre Signatur einmal in dieser Korrespondenz enthalten ist. Kundenfreundlich ist es, wenn diese ganz zuoberst ist und Ihr Kunde nicht die ganze Konversation runterscrollen muss, um zu Ihren Kontaktdaten zu kommen.

2. Was gehört in die Signatur?

In Österreich befassen sich mehrere Gesetze mit der so genannten „Impressumspflicht“ für E-Mails. Es gibt Unterschiede, ob Ihr Unternehmen im Firmenbuch eingetragen ist oder Sie Gewerbetreibender sind. Die Wirtschaftskammer Österreich hat die unterschiedlichen Pflichtangaben übersichtlich zusammengefasst. Wichtig ist, dass Ihre Signatur keine Grafik ist, sondern als Text ausgelesen werden kann.

3. Sie sind in Urlaub oder auf Weiterbildung?

Sie haben eine Abwesenheitsnotiz eingerichtet? Sehr gut! Denken Sie daran, dass auch diese Abwesenheitsnotiz eine geschäftliche Korrespondenz ist, und dass Sie verpflichtet sind, eine Signatur mitzusenden.

4. Sie sind viel unterwegs und beantworten Ihre Kunden-E-Mails vom Tablett oder Ihrem Smartphone?

Dann richten Sie auch hier eine Signatur ein. Auch ein E-Mail von Mobile Devices ist eine geschäftliche Korrespondenz und es gilt die Signaturpflicht.
Sie können gerne einen Zusatz wie: „Send by Mobile“ oder „Send by my Tablett“ o.ä. einfügen. Die meisten Menschen haben dann mehr Verständnis, falls sich der eine oder andere Tippfehler aufgrund der kleinen Tastatur eingeschlichen hat.

5. Sie sind auf XING, Facebook und anderen sozialen Medien unterwegs?

Beachten Sie, dass hier ebenfalls die Impressumspflicht gilt. Denn auch diese Kommunikation ist „elektronische Post“.

Plus 1 Tipp für gern gelesene E-Mails: Der Betreff

Neben dem Namen des Absenders ist der Betreff der wichtigste Grund, ein E-Mail zu öffnen. Der Betreff zeigt uns im besten Fall auf einen Blick, worum es in diesem E-Mail geht.

  • 50 Zeichen haben es in sich – Fassen Sie Ihre Kernaussage kurz und prägnant zusammen
  • Schreiben Sie Empfänger-bezogen: Ihr Angebot für …, Angebot für Ihre …,
  • Schlüsselworte nach vorne – Die wichtigste Information sollte ganz vorne stehen – dann wird sie eher gelesen
  • Der Betreff sollte zum Inhalt passen. Bei sich veränderndem Inhalt verändern Sie auch den Betreff.
  • Schreiben Sie TUN-Wörter: statt Rückantwort besser Antworten. Statt Bestätigung besser Bestätigen.
  • Hier finden Sie noch 25 Wörter, mit denen Sie sofort die Wirkung Ihres Betreffs oder Überschriften verbessern.

Weitere Tipps rund ums Schreiben von E-Mails finden Sie im Buch „Konfliktfalle E-Mail“ von Michaela Kellner & Andrea Khom, erschienen im Goldegg-Verlag.

Haben Sie viel Erfolg und Freude beim Schreiben Ihrer E-Mails.

Andrea Khom

Gastbeitrag von Andrea Khom
Trainerin, Coach, Mediatorin
ANKH.AT Coaching & Trainings
+43 699 1403 7717
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andrea.khom@ankh.at