Frau Hadarics hat uns den folgenden Fachartikel zur Verfügung gestellt.

Nach langjähriger Erfahrung als Sekretärin und Assistentin in unterschiedlichen Bereichen verrät Sylvia Hadarics von Büro Kooperativ ihre beiden wichtigsten Tools, die für jede Branche gelten und auch von Einzelkämpfern, die keine administrative Unterstützung haben, angewendet werden können und sollten:

1. Tagesplanung am Vortag:

Am Ende des Tages hat man noch alles im Kopf und muss oft Aufgaben, die man noch so gerne durchgeführt hätte, auf den nächsten Tag verschieben. Erstellen Sie also am Ende Ihres Arbeitstages Ihre ToDo-Liste für den nächsten Tag, gleich geordnet nach Prioritäten und vor allem:
Lassen Sie genügend Spielraum für Unvorhergesehenes!

Indem Sie Ihre Aufgaben für den nächsten Tag aufschreiben bekommen Sie den Kopf frei und können besser entspannen – und Sie sind in der Früh in der Lage, sofort mit Plan loszustarten, ohne wertvolle Zeit damit zu verbringen, sich wieder neu in einen Ablauf hineindenken zu müssen.

2. Übersichtliche Ablage und E-Mail-Verwaltung (für einen guten Überblick):

5 Kisterln auf dem Schreibtisch:
Heute, ToDo (also was in diesen Tagen zu tun ist – außer heute), Ablage, Posteingang und Postausgang. Zwischen diesen Ablagekörben wandern die Dokumente herum.
Der Korb „Ablage“ wird regelmäßig geleert und die Dokumente in die richtigen Ordner geheftet.
Auch für das E-Mail-Programm empfiehlt sich, dieses so einzurichten, dass Erledigtes und Unwichtiges aus dem Blickfeld kommt.

3. Outsourcing:

Wenn alle Bemühungen nicht helfen, den Büroalltag in den Griff zu bekommen ist es eine Überlegung wert, ob nicht Teile der Administration (stunden- oder projektweise) auslagerbar sind. Die Aufwendungen für einen externen Büro-dienstleister relativieren sich rasch, wenn man bedenkt, dass dieser als Profi den kaufmännischen Part schneller und effektiver erledigt und parallel dazu für den Unternehmer Zeit frei wird, um Geld zu verdienen – im Idealfall mehr, als die Investition in den Bürodienstleister ausmacht.

Geben Sie also einen Teil Ihrer ToDo’s ab, das erleichtert!