Wie war das noch zu Silvester mit den guten Vorsätzen?

„Ich nehme mir mehr Zeit für mich, ich mache mehr Sport“, etc. Kaum hat uns der Alltag wieder, gehen die guten Vorsätze im Trubel unter. Die ohnehin knappe Zeit füllt sich mit tausend wichtigen und dringenden Dingen, und Sie sehen kommen, dass Sie auch 2019 in Arbeit untergehen…

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Hier ein paar praktische Ansätze, die Ihnen helfen können, dieses Jahr vielleicht doch etwas zu verändern:

1. Ablenkungen minimieren:

Sie arbeiten z.B. gerade konzentriert am nächsten Newsletter oder einem komplexen Angebot. Plötzlich kommt ein neues E-Mail an und macht sich mit einem „Bing“ und einem irgendwo am Bildschirm aufpoppenden Icon bemerkbar – Sie sind abgelenkt und sei es auch nur für einen Augenblick. Es ist neurologisch erforscht, dass Ihre Gehirnwellenfrequenz vom Modus „höchste Konzentration“ in den Modus „Was ist denn da los?“ wechselt – und es bis zu 20 (!) Minuten dauert, bis Sie wieder volle Konzentration und höchste Effizienz erreichen.
Was tun? Deaktivieren Sie die Benachrichtigungen im E-Mail-Postfach, E-Mails sind in 10 Minuten auch noch da – denn ursprünglich wurden sie dazu entwickelt, den Brief als „asynchrones Medium“ abzulösen, d.h. als Kommunikation, die eben nicht eine sofortige Reaktion erfordert.

2. „Do It Now“

Dieser Ansatz zielt (in erster Linie) auf das Bearbeiten von E-Mails im Posteingang ab – denn dadurch, dass jedes E-Mail im Schnitt 5-7 Mal (!) angesehen wird, bevor es tatsächlich bearbeitet wird, gehen bei 100 E-mails am Tag 1 bis 2 Stunden pro Woche verloren.
Was bedeutet also „Do It Now“? Eigentlich nichts anderes als: beim Lesen eines Mails sofort eine Entscheidung treffen, was mit dem Mail zu geschehen hat:

  • sofort bearbeiten (wenn kürzer als 2 Minuten dauert)
  • Bearbeitungszeit einplanen (wenn die Bearbeitung mehr als 2 Minuten in Anspruch nimmt)
  • delegieren (wenn möglich)
  • löschen (wenn das Mail unwichtig ist).

3. Elektronische Planungstools effektiv nutzen:

In der elektronischen Unterstützung von Planung liegt ebenfalls sehr viel Potenzial. Egal ob Outlook, Apple Mail oder Lotus – alle Tools können die Selbstorganisation hervorragend unterstützen. Wenn Sie z.B. Zeit für die Bearbeitung eines Emails einplanen wollen, können Sie eine Aufgabe oder einen Termin erstellen, wo das Mail gleich angehängt ist. Das hat einerseits den Vorteil, dass sie dann, wenn Sie mit der Bearbeitung beginnen, die notwendigen Informationen gleich parat haben, und andererseits das Email nicht mehr in Ihrem Posteingang verbleibt und Sie ablenkt (siehe Do It Now).

Zwei herausfordernde Punkte:

  • Selbstdisziplin beim Einhalten der selbst gesetzten Termine. Denn: wenn Sie mit einem Kunden einen Termin vereinbaren, halten Sie ihn ein, weil Ihnen der Kunde wichtig ist. Warum also dann nicht erst recht einen Termin, den Sie mit sich selbst vereinbart haben?
  • Vertrauen Sie dem Werkzeug! Es stellt kaum jemand in Frage, ob ein Regenschirm den Regen abhält, wenn er aufgespannt ist  – das wird einfach angenommen und dem Gerät vertraut. So ähnlich verhält es sich mit der Zuverlässigkeit der Planungstools: wenn sie richtig bedient werden, funktionieren sie auch wunschgemäß.

Wir begleiten Sie gerne auf Ihrem Weg – kontaktieren Sie uns!
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