Was man bei der Ablage von Business Daten berücksichtigen sollte:

Grundsätzlich sollten natürlich nur jene Informationen aufgehoben werden, die wirklich benötigt werden. Ohne einen nachvollziehbaren Zweck und nur des Sammeln willens, sollten keine Daten gehortet werden. Das betrifft vor allem auch jene Informationen, die sich auf natürliche Personen beziehen. Ab 25.05.2018 müssen die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfüllt werden.

Grundsätze bei der Aufbewahrung von personenbezogenen Daten:

  • Sie dürfen personenbezogene Daten nur dann speichern, wenn es einen guten Grund dafür gibt.
  • Sie dürfen nur jene Daten einer Person speichern, die Sie unbedingt benötigen.
  • Sie müssen dafür sorgen, dass die Daten richtig sind, sie also regelmäßig aktualisieren.
  • Sie sind dafür verantwortlich, dass die Daten nicht von Unbefugten (dazu zählen u.U. auch eigene Mitarbeiter!) eingesehen oder gestohlen werden oder abhandenkommen. Dazu müssen Sie geeignete Sicherheitsvorkehrungen treffen und auch Mitarbeiter entsprechend schulen.
  • Sensible Daten dürfen nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen gespeichert und verarbeitet werden – nämlich, wenn die betroffene Person ihre ausdrückliche Einwilligung gegeben hat oder es um den Schutz eines lebenswichtigen Interesses geht. Für diese Daten gelten auch besonders strenge Sicherheitsbestimmungen.
  • Sie müssen jeder Person, die anfragt, (kostenlos) Auskunft darüber erteilen, welche Daten Sie über sie gespeichert haben und diese auf Verlangen löschen – es sei denn, Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Daten aufzubewahren.

Daten, die wir aufheben müssen?

Zu beachten dabei ist aber, dass wir bestimmte geschäftliche Informationen eine gewisse Zeit sogar aufheben müssen. Beispiele hierzu sind:

  • Zur Steuererklärung gehörige Daten müssen in der Regel sieben Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Verträge, wenn die Leistung im Rahmen eines gewerblichen oder sonstigen geschäftlichen Betriebs erbracht wurden, müssen drei Jahre lang verfügbar bleiben.
  • Informationen zu einem Arbeitsverhältnis, um ein Dienstzeugnis auszustellen, müssen Sie 30 Jahre parat haben.
  • Fahrtenbücher, Lenkzeiten etc. müssen Sie zwei Jahre vorweisen können.
  • Dokumente sowie alle Belege und Aufzeichnungen betreffend Geschäftsbeziehungen und Transaktionen („Geldwäschebestimmungen“) sind für fünf Jahre aufzubewahren.

Tipp: Bewahren Sie geschäftliche Unterlagen zumindest sieben Jahre auf, denn solange kann die Finanz im Normalfall die Vorlage aller Unterlagen verlangen.

Falls Sie Fragen oder Anmerkungen zu diesem Thema haben, freuen wir uns auf Ihre Rückmeldung.