Sommer – Sonne – Abwesenheitsnotiz

Sommerzeit ist bekanntlich Urlaubszeit! Als Unternehmer:In sollte man sich deshalb Gedanken machen, wie man seine Kunden über eine Abwesenheit informieren kann.

Eine Möglichkeit ist es, zeitgerecht vor Ihrem Urlaub, eine entsprechende E-Mail mit der Abwesenheitsankündigung zu versenden. Damit besteht die Möglichkeit gegebenenfalls wichtige Angelegenheiten, rechtzeitig vor Antritt, zu erledigen.
Während des Urlaubes ist eine automatisierte Abwesenheitsmeldung für alle eingehenden Mails empfehlenswert.

Folgende Bausteine sollte Ihre
Abwesenheitsnotiz enthalten:

Betreff

„Out of Office“ oder klassisch “Abwesenheitsnotiz“ reicht hier schon, damit der Empfänger sofort Bescheid weiß.

Anrede

  • Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr
  • Sehr geehrte Damen und Herren
  • Guten Tag!
  • Vielen Dank für Ihre E-Mail!

Abwesenheitszeitraum bzw. Wiedererreichbarkeit

Der Empfänger möchte natürlich wissen, ab wann Sie wieder erreichbar sind und ab wann man mit einer Antwort rechnen darf.

  • Ich bin derzeit im Urlaub. Sie erreichen mich wieder ab TT.MM.
  • Aktuell bin ich im Urlaub und daher vom TT.MM bis zum TT.MM nicht erreichbar.
  • Ab TT.MM bin ich wieder für Sie da.

Weiterleitung

Informieren Sie Ihre Kunden, ob die E-Mail weitergeleitet wird.

  • Die E-Mails werden nicht weitergeleitet.
  • Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet und kann daher erst ab dem TT.MM beantwortet werden.

Verweis

  • Bitte wenden Sie sich in der Zwischenzeit an meine(n) Kollegen/Kollegin
    E-Mail: max.mustermann@mail.at
  • Bei Notfällen erreichen Sie mich unter folgender Telefonnummer: XXX XXX XXX

Schlussformel

  • Mit freundlichen Grüßen
  • Liebe/Schöne Grüße
  • Standardsignatur

Beispiele:

1)
Vielen Dank für Ihre Nachricht!
Ich befinde mich derzeit im Urlaub und bin ab Montag, den 01.08.21, wieder für Sie erreichbar.
In dringenden Fällen erreichen Sie mich unter der Telefonnummer: 0123456789.
Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass diese E-Mail nicht weitergeleitet wird.

Herzliche Grüße
Max Mustermann

2)
Sehr geehrte Damen und Herren,

haben Sie vielen Dank für Ihre Mail!
Ich bin derzeit im Urlaub und erst ab dem TT/MM/JJ wieder für Sie erreichbar.
Ihre Mail wird aus Vertraulichkeitsgründen nicht weitergeleitet.
Bitte wenden Sie sich in dringenden Fällen an meine Kollegin: musterfrau@mail.at

Mit freundlichen Grüßen,
Max Mustermann

Internationalität

Sind Ihre Kunden rund um die Welt beheimatet, so sollten Sie ihre Notiz entweder komplett in Englisch oder zumindest zweisprachig formulieren.

Hier 2 englische Beispiele:

1.
Thank you for your e-mail.
I am currently on vacation and will be back in the office on TT.MM.JJJJ.
Your e-mail will not be forwarded.
In urgent cases please call me on my mobile: XXX XXX XXX

Thanks a lot and my very best regards,
[NAME]

2.
Thank you for your mail.

I am currently on vacation with no access to my e-mail account.
I’ll be back in office on Monday, TT/MM/JJ, and will respond to you as soon as possible.
In the meantime you can contact my colleague [NAME, e-mail] who will gladly assist you.
Please be aware that your mail will not be forwarded automatically.

Thank you very much for your understanding.

Best Wishes
[NAME]

Eine Abwesenheitsnotiz eignet sich nicht nur bei Urlaub, sondern auch bei längerfristiger Krankheit, Mutterschaftsurlaub, Dienstreise oder bei Feiertagen.